Ter foco - A chave da administração do tempo

“Frequentemente estamos num lugar desejando estar em outro, fazendo alguma coisa e sonhando com outra... De certa forma, quando não estamos centrados naquilo que fazemos, não estamos vivendo”. Wanderley Pires

Fechando o mês de outubro e, consequentemente, o tema ‘Administração do Tempo’, vamos abordar a questão do foco. Você consegue se concentrar no que está fazendo? Percebe que há uma ligação entre estar focado e conseguir usar bem o seu tempo?

‘Foco’ para a sócia e consultora Andrea Lopes é “estar 100% com a cabeça no que estamos fazendo, em busca de um caminho. O caminho”.

Para Andrea, estar focado é não se perder com preocupações e com acontecimentos fora do seu controle, e diante de um trabalho importante, de um conversa, de um momento, estar alerta e dedicado a estar presente.

Andrea acrescentou: “O Surf tem muito disso, pois quando entramos na água, as movimentações são rápidas e fora do nosso controle. É um dos momentos que realmente não podemos estar com os pensamentos voando, longe, desconectados... Devemos estar alertas a tudo o que acontece. Você pode perder um ótimo momento – uma onda ou uma oportunidade – ou até entrar numa fria sem perceber”.

Qualquer atividade importante exige a sua concentração: seja uma tarefa do dia, seja um planejamento de vida, seja um momento com o seu filho, seu cônjuge ou seus parentes, etc.

O Aqui-e-Agora

Estar focado no que se faz é praticar o Aqui-e-Agora. Como Andrea mesma comentou, estar no Aqui-e-

Agora é praticamente esvaziar a cabeça, limpando, acalmando e reciclando tudo por dentro.

“Muitas vezes isso acaba não acontecendo no dia-a-dia. Todos nós estamos em diversos papéis: mãe, amiga, empresária, atleta, filha, etc. e acabamos ficando com a cabeça em mil lugares e não onde deveria estar – ali. Estar alerta ao Aqui-e-Agora pode ser solução para muita coisa!”, complementou Andrea.

“É muito tentador tentar abraçar o mundo, mas se você quer alcançar resultados satisfatórios sem se matar de trabalhar, saiba escolher suas batalhas”. Millor Machado

De acordo com Amanda Figueira, sócia e consultora ARTIGOa, quando entendemos a importância do aqui-agora, entendemos também que o futuro se faz no presente e que o passado deve ser acolhido e aceito. Desta forma, não há como se aprisionar num tempo que não seja o presente.

"Embora muitas pessoas questionem o aqui-agora, como uma forma de não pensar no futuro, é justamente o contrário... Estar focado no presente é a forma mais eficaz de conquistar o futuro HOJE", disse Amanda.

Mas, como estar no presente pode ajudar a solucionar a questão da Administração do Tempo? A resposta é simples: uma mente focada traz uma maior produtividade e melhores resultados. Aumentam, assim, as possibilidades de você ser eficaz e eficiente.

Como estar conectado pode ajudar na questão do tempo?

Com toda a atenção voltada para o que você está fazendo, longe dos sabotadores [mencionados no artigo anterior] e buscando estar o mais calmo e relaxado possível, fica muito mais fácil chegar aos seus objetivos. Além de fácil, provavelmente mais rápido! O tempo, assim, é mais bem aproveitado.

Daremos um exemplo bem simples, no qual essa questão fica clara.

Exemplo do labirinto:

Então, como o desenho pode ser associado ao que estamos dizendo? As conclusões são óbvias, não é mesmo? Não precisamos nem de cronômetro para saber qual bolinha chegará primeiro ao fim do labirinto...

Dando voltas, desviando a sua atenção, sem ter uma meta bem definida, demora-se muito mais para alcançar o que se deseja. Quando não se está conectado, até uma tarefa considerada simples pode demorar muito mais do que deveria e lhe dar dor de cabeça.

Portanto, reflita se você está realmente se dedicando a cada momento. Respire fundo e vá atrás de um objetivo x. Depois do objetivo y. E, assim, sucessivamente. Dessa forma, diminuem as chances de você se perder e aumentam as possibilidades de você exercer bem cada atividade e sobrar tempo para fazer outras.

Pense que muitas vezes é você quem torna mais difícil o seu próprio labirinto. Tendo foco você facilita o seu caminho e aumenta os resultados positivos no geral. 

"Quando você conseguir se manter no aqui-agora, descobrirá que é capaz de realizar coisas que jamais imaginou. Não digo que seja fácil, mas é um excelente exercício a ser feito diariamente" concluiu Amanda

Lembre-se: o tempo é igual para todos, aproveitá-lo da melhor maneira depende de VOCÊ.

Até à próxima!

Fique em alerta com os sabotadores de produtividade

Dando sequência ao tema do mês, sobre administração do tempo, vamos tratar essa semana dos possíveis sabotadores de produtividade – tudo aquilo que atrasa, distrai e lhe desvia do seu foco. Depois de um artigo dando dicas sobre o que fazer, resolvemos trazer agora dicas sobre como e o que evitar!

“Hoje, com tanta informação, velocidade das mídias e ‘urgência’ nas coisas, acabamos gastando tempo dirigindo nossa atenção para vários sabotadores. Assim, o tempo passa de uma forma que nem sentimos...”, disse Andrea Lopes, sócia e consultora ARTIGOa.

Andrea continuou: “A sua mente, sua cabeça vai ficando a mil por hora. Sua respiração acelera, a correria começa e aí entramos em ‘parafuso’. Muitas conversas online, sites que nos fazem perder o foco e horas preciosas, desgastes em futilidades, brincadeiras e, assim, o tempo vai passando e, no final, acabamos na frase ‘mas, não encontro tempo para concluir meu trabalho, para malhar, para fazer o que é realmente importante’”.

Segundo Andrea, precisamos prestar muita atenção nessas horas gastas com o que não vai diretamente de encontro com o nosso propósito, foco e objetivo. “Quanto você acaba se distraindo, às vezes, com esses sabotadores que atrapalham seu precioso tempo?”, colocou Andrea.

Quais são os sabotadores?

São muitos os exemplos de sabotadores de produtividade. Poderíamos citar:

- Telefone/celular;  

- SMS;

- Messenger;

- Redes sociais;

- Televisão;

- E-mail;

- Jogos;

Ao falarmos desses tais sabotadores, algo precisa ficar claro: eles não são vilões. Cada um deles tem a sua importância e a sua função que pode facilmente se encaixar na sua vida.

Um sabotador só pode ser considerado como tal quando você perde o controle sobre ele. A chave, então, para lidar com toda essa questão é assumir a postura de autocontrole.

Como agir?

“Quando precisar se focar em alguma atividade, desligue completamente seu celular e telefone, televisão, msn, e-mail, feche a porta e peça para ninguém incomodá-lo até terminar. Quanto mais você se afastar das possíveis interrupções mais sucesso terá na sua concentração”, Christian Barbosa, especialista em produtividade.

Todos os itens citados anteriormente tem o seu valor social e não podem ser simplesmente descartados. Porém, é preciso disciplina e bom senso.

Segundo o site rhportal.com.br, uma recente pesquisa americana mostrou que um profissional só consegue permanecer focado em uma tarefa por, no máximo, 11 minutos até que o telefone toque. Uma vez que ele para, custa, em média, 25 minutos até que a atenção se volte àquela primeira tarefa. Isso pode levar a uma perda de horas diárias.

Concordamos que é importante estar conectado e compartilhar informações. Mas, antes de tudo, para que você não se sabote, procure estipular horários para as atividades.

Estipule de que horas a quem horas você pode ficar naquele determinado site, naquela determinada conversa ou jogo.

Exemplo: E-mail

Exemplificando melhor, reflita e verifique quanto tempo você gasta lendo os seus e-mails.

A sócia e consultora ARTIGOa, Amanda Figueira, sugere o seguinte: deixe na caixa de entrada somente o que estiver em andamento ou que for pendência. Estipule horário para lê-los: na primeira hora da manhã, um pouco antes do almoço, no retorno do almoço e antes de fechar o expediente. Direcione os demais e-mails para uma pasta que depois vai entrar (ou não) no seu planejamento de atividades. Não deixe o e-mail aberto o dia inteiro, principalmente quando estiver no meio de uma atividade.

Pronto, o item “E-mail” deixará de ser um sabotador, passará a ser um elemento sob controle.

Pense em outras formas de controlar o uso dos outros itens citados. Use sua criatividade e preze pela sua organização!

Reflita sobre o quanto você ganha ao não se deixar levar pelas distrações. No final das contas, o tempo – moeda de valor inestimável – irá sobrar e, assim, você poderá encaixar aquelas atividades que você tanta deseja ou, pelo menos, fazer as atividades habituais com mais calma.

Então, pronto para deixar seu tempo mais produtivo?

Até a próxima!

Os primeiros passos da administração do tempo

Na semana passada, demos início ao tema do mês “Aprenda a administrar seu tempo”. Cada vez mais, as pessoas tem reclamado da enorme quantidade de tarefas a cumprir, sentindo uma pressão imensa sobre os ombros. Quanto mais pressão, mais nervosismo, e menos chances de visualizar a sua rotina com calma e se reorganizar, não é mesmo?

Então, pare um pouco, respire fundo e reavalie-se. Vamos agora focar em algumas dicas práticas para que você consiga aproveitar melhor esse bem tão valioso, que é impossível de estocar.

Primeiramente, esqueça a ideia de que existem métodos mágicos que farão com que você consiga realizar absolutamente tudo o que quer. A maneira mais simples (e eficaz) para que você consiga administrar seu tempo é através da classificação das suas tarefas, para que esse ‘tudo’ possa ser compilado.

Identificando quais são as tarefas realmente importantes e necessárias e quais são as que mais lhe atrapalham do que beneficiam, você irá notar que tentar fazer tudo, sem ter ordem ou prioridades, vai ter levar a um “não fazer nada”, no final das contas.

Reorganize sua agenda

Tente o seguinte exercício: pense nas suas atividades diárias e descreva, num papel, a sua rotina. Coloque horário e quanto tempo dura cada uma delas. Em seguida, classifique-as em ABCDE. Isso é:

A – Atividades de alto impacto. Defina as atividades que trazem grandes resultados para a sua vida como um todo. Essas são atividades importantes que geram consequências altamente positivas.

B – Médio impacto. Tarefas que são importantes, mas que normalmente geram consequências para outras pessoas, e não influenciam diretamente os seus objetivos.

C – Baixo impacto. Tarefas não muito importantes, que não são urgentes e que trazem poucos benefícios.

D – Delegáveis. Pense nas tarefas que você poderia delegar para outras pessoas.

E – Elimináveis. Podem até te trazer certo conforto, mas são tarefas que lhe atrasam, que fazem você desperdiçar seu tempo.

Agora, estando com as suas tarefas bem descritas e classificadas, reorganize a sua agenda.

Repense a quantidade de tempo que gasta com cada uma delas, verifique quais devem ser priorizadas, quais devem ser eliminadas e, assim, vá desenhando uma nova rotina, movendo-se em direção a uma vida mais organizada.

O importante é estar motivado e disposto a ter uma vida mais produtiva e prazerosa. Portanto, para que esse novo modo de encarar suas tarefas saia do papel e vá para a prática só depende de você!

Outras dicas importantes:

Utilize ferramentas, como caderninhos, listas, agendas, entre outros. Anote todo tipo de pendência – esteja precavido.

Estipule horários, já que é muito fácil se deixar levar por alguma atividade que lhe dê certa sensação de conforto, mas que pode estar lhe atrasando, consumindo o seu tempo sem necessidade. É preciso disciplina.

E, por fim, revisite sempre sua agenda. Empregue o exercício da agenda ABCDE de tempo em tempo, para rever suas novas necessidades e estar sempre dando atenção aos detalhes da sua rotina.

Através de todas essas técnicas, suas ações vão sendo realmente administradas e o tempo deixa de parecer um inimigo feroz...

Mais vale um boa execução do que uma ótima estratégia. MOVA-SE!

Até a próxima!

Aprenda a administrar o seu tempo

Chegamos ao mês de outubro, e qual é a sensação que isso lhe traz? As respostas mais comuns são: “nossa, como o ano passou tão rápido”, ou “nem vi o tempo passar, daqui a pouco já é Natal”.

Não há, de fato, um problema em encarar dessa forma. Mas, já parou para pensar que talvez o tempo não passe tão rápido assim? Que, talvez, você não esteja sabendo administrar bem seu tempo?

“Não consigo fazer tudo o que tenho para fazer por falta de tempo!”, “Gostaria de ter tempo para meus sonhos...”, “Preciso que o meu dia tenha 48 horas!”. Também costumamos ouvir bastante essas frases, não é mesmo?

Administre a si mesmo

Resolvemos, então, nesse mês abordar a questão da administração do tempo. Esse assunto nos parece de extrema importância, já que percebermos constantes reclamações sendo feitas sobre o tempo, e, na verdade, para usufrui-lo bem e sem transtornos, o que você precisa é administrar você.

Ao falar sobre o “problema” do tempo, o primeiro passo é entender que a solução está dentro de você. Está aí um conceito que nem sempre é assimilado por todos e, volta e meia, irá aparecer nos nossos artigos.

Entenda que a responsabilidade pelo o que lhe acontece em sua vida é sua! É importante que você aja em busca de melhores resultados, nunca culpando fatores externos e, sim, usando-os a seu favor.

Outro passo muito importante é se conhecer, para que, assim, consiga se autogerenciar e desenvolver autoconfiança. Com o todo equilibrado, as suas tarefas ficam mais claras, a sua vida no geral transcorre com mais tranquilidade, ou pelo menos, você consegue encara-la com mais calma.

O que é?

Administrar seu tempo é um grande exercício de equilíbrio de papéis.

O que mais você entende como administração do tempo?

Podemos dizer que é fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo, para atingir seus objetivos. É ter disciplina, é estar preparado para tomar decisões. É seguir certas técnicas e adotar ferramentas para conseguir ter organização.

Durante todo o mês, iremos comentar algumas técnicas essenciais para a boa administração do tempo. Daremos dicas, sugestões e muitos conceitos do próprio coaching em relação ao tema.

Falaremos sobre reorganização da agenda, sobre os sabotadores de produtividade, a importância do foco, entre muitos outros.

Portanto, fique ligado!

Perceba-se

Como está o seu tempo? A forma que você o utiliza está ligada a sua missão e propósito de vida? Comece a dar sentido ao seu tempo. Valorize-o e busque dedicá-lo à execução das atividades mais importantes para você!

O dia tem 24 horas para todos. A mudança precisa ser de dentro para fora – quando mudamos tudo muda à nossa volta.

Entenda: planejar seu tempo é mais que repensar certas atitudes, é repensar seu estilo de vida!

Até à próxima!